¿Qué hace el organizador de eventos?. La organización de cualquier tipo de evento requiere trabajo, tiempo, organización, conocer y contactar con proveedores, tomar decisiones a largo plazo en cuanto a las fechas, lugar de celebración, si la celebración se hará a cubierto o al aire libre, o si es necesario tener un plan “B”.
Por esta razón las empresas o personas que quieren organizar o promover un evento, social (bodas, cumpleaños, homenajes, fiestas de empresas, etc) cultural, musical, deportivo, deben plantearse si necesitan la ayuda de un organizador de eventos profesional.
A continuación, vamos a explicar en qué consiste y que funciones tiene un organizador de eventos.
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¿Qué es un organizador de Eventos?
Un organizador de eventos es la persona que se encarga de preparar cualquier tipo de evento. Esta persona debe asegurarse que cualquier detalle relacionado con el evento se ajuste a las necesidades del cliente.
Ser organizador de eventos supone trabajar los siete días de la semana, este profesional durante la semana laboral habla con proveedores y clientes y durante la celebración del evento es importante que esté presente para que todo fluya en base a lo acordado.
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¿Qué características/ perfil debe tener un organizador de eventos?
- Necesita tener buenas habilidades interpersonales y dotes de comunicación.
- Metódico, organizado, responsable. Los eventos siguen una programación específica y debe cumplirse.
- Mostrarse como un líder delante de sus empleados, clientes y proveedores.
- Manejar las redes sociales y conocimientos básicos de marketing para promocionar sus servicios.
- En el caso que organice eventos internacionales debe dominar varios idiomas (idioma Ingles, fundamental)
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Funciones de un organizador de eventos:
- Evaluar, valorar y desarrollar proyectos según las necesidades de cada cliente ajustando el presupuesto económico a lo acordado.
- Disponer de una cartera amplia de proveedores que cubra la totalidad de los servicios que puede ofrecer a sus clientes: transporte, alojamiento, espacios para celebraciones, alimentación, entretenimiento y actividades recreativas, musicales, culturales, etc.
- Conocer de manera presencial los lugares donde se va a celebrar el evento y evaluar si se ajusta a las necesidades solicitadas por el cliente y tipología de actividades que se van a realizar.
- Coordinar todas las partes que forman parte del evento.
- Mantener una comunicación fluida con el cliente y proveedores. Saber explicar los cambios y alternativas que se pueden producir en la organización de un evento, esta comunicación debe ser profesional y empática.
- Ofrecer al cliente un servicio de atención al cliente.
- Si el organizador de eventos tiene empleados debe promover el trabajo en equipo y debe delegar responsabilidades.
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Cartera de proveedores de un Organizador de eventos.
Existen muchas empresas que se dedican a la organización de eventos, cada una de ellas presta distintos servicios, por ello es primordial que la cartera de proveedores del organizador de eventos sea amplia y diversa.
- Alojamiento y restauración: Debe tener en cuenta los precios, aforos y calidad.
- Transporte: Empresa de autobuses y taxis con variedad de modelos (gamas bajas/media / alta/ lujo)
- Agencia de viaje: para eventos de más de un dia y que requieren servicios de una agencia de viajes.
- Empresas que alquilan espacios para celebraciones al aire libre o a cubierto.
- Entretenimiento: empresas que organizan actividades outdoor o en interior, fuegos artificiales, etc.
- Empresas de infraestructura: Alquiler de escenarios, vallas, servicios, equipos de música, luz, sonido, sillas, mesas, etc.
- Empresas de decoración.
- Grupos musicales, cantantes, artistas.
- Actividades y actuaciones teatrales.
Conocimientos de un Organizador de eventos
Esta profesión está en auge y cada vez existe más competencia por este motivo es importante estar bien formado y tener los conocimientos suficientes para desarrollar esta profesión. Existen cursos específicos de la organización de eventos y en las universidades carreras relacionadas, como son: Comunicación y Marketing.
Es muy importante la formación continua en todos los ámbitos, pero en esta profesión especialmente. Los cambios y novedades son constantes en la organización de eventos.
Otro tema que el organizador de eventos tiene que tener en cuenta, es garantizar la seguridad de todos los participantes. Para ello es muy importante contratar las pólizas de seguro adecuadas en base a la tipología del evento que organiza.
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