Un evento empresarial es un acontecimiento previamente planificado y organizado donde se reúne a asistentes con intereses afines al sector de la empresa o institución que lo organiza con el objetivo de lograr metas específicas de negocio. Estos actos pueden variar desde ferias comerciales y exposiciones hasta conferencias y seminarios.
Hay varios motivos por los que las empresas organizan eventos corporativos. Entre las razones más comunes, está el interés por promocionar y vender un producto o servicio, fomentar las relaciones con los empleados, fidelizar los clientes actuales, captar los clientes potenciales, e incentivar un mayor rendimiento laboral.
Además, los eventos de empresa son muy valiosos para quienes buscan mejorar la visibilidad y reputación de su negocio, celebrar logros y reconocer el trabajo de los empleados, o reforzar la imagen de la empresa, ya sea a través de la promoción de su marca o a través de la presentación de su ética y sus valores.
En el presente artículo abordaremos, con más detenimiento, los objetivos de los eventos empresariales, qué tipo de actos y modalidades existen, las posibilidades tecnológicas que puedes aprovechar para llevarlos a cabo y cómo garantizar la seguridad de los trabajadores y asistentes de tu evento.
¿Cuál es el objetivo de un evento empresarial?
Los objetivos de un evento empresarial varían según la empresa o institución que lo organiza, su naturaleza y a quién va dirigido, pero también dependen de lo que se pretende conseguir. Los motivos por los cuales se lleva a cabo un evento empresarial son la base para identificar y establecer los objetivos específicos del evento, que son medibles, alcanzables y relevantes para los intereses de la empresa. Veamos algunos ejemplos de objetivos específicos que puedes adaptar para tu evento:
- Generar un 20% de ingresos adicionales a través de ventas de productos o servicios durante el evento.
- Capacitar a un mínimo del 80% de los empleados de la empresa en los últimos desarrollos de productos o servicios mediante talleres y charlas.
- Mejorar en un 15% la percepción de la marca entre los asistentes al evento mediante encuestas realizadas antes y después del evento.
- Aumentar en un 10% la colaboración y el trabajo en equipo entre los empleados a través de actividades de integración.
- Obtener al menos 3 oportunidades de negocio a través de contactos establecidos en el evento.
Es lógico pensar que, a su vez, estos objetivos son lo que determinan el tipo de evento. Saber a quién va dirigido, termina de matizar esa clasificación. Este hecho nos lleva al siguiente punto.
¿Cuáles son los tipos de eventos corporativos?
Existe un gran abanico de posibilidades disponibles a la hora de organizar un evento corporativo. Los tipos de eventos más habituales son los siguientes:
Convenciones empresariales
Se trata de un encuentro normalmente privado y de varios días de duración, donde los destinatarios son los empleados, la red de clientes y los proveedores de la empresa organizadora. Una convención empresarial suele estar estructurada con ponencias de varios expertos que comparten conocimientos e intercambian ideas y también en actividades de teambuilding.
Presentaciones de alto impacto
Consiste en una exposición diseñada para tener un gran impacto en los asistentes y persuadirlos a tomar una determinada acción. Por ejemplo, comprar un producto o servicio, aumentar su conocimiento sobre un tema específico, o mejorar su percepción de la marca. Estas presentaciones suelen ser muy visuales, claras y concisas, con un orador dotado para comunicar las ideas y persuadir al público.
Congresos
Es una reunión, normalmente periódica, donde los profesionales de una misma industria, los empleados de la empresa y otros interesados discuten y aprenden sobre temas específicos relacionados con una industria o una empresa. Los congresos suelen incluir conferencias, talleres, paneles de discusión e intercambio de opiniones, exhibiciones, oportunidades de networking y otros actos relacionados con el tema en cuestión.
Ferias empresariales
Se trata de un evento especializado en una o varias industrias en el que las empresas exhiben su imagen corporativa o dan a conocer sus productos y servicios a través de stands. Es una gran oportunidad para hacer negocios y establecer nuevos contactos, pero también sirven para investigar las tendencias de mercado y la competencia. Existen muchos tipos de ferias según su alcance (regionales e internacionales), cobertura (desde comerciales hasta artesanales) y público objetivo (distribuidores, clientes finales, etc.).
Kick off para empresas
Es una reunión de arranque o un encuentro inicial en el que se presenta un proyecto o iniciativa nueva a un equipo de trabajo, con el objetivo de darles una idea general de lo que se espera lograr y cómo se espera alcanzar. También se utiliza para definir objetivos y roles, establecer un calendario de trabajo y discutir cualquier problema o preocupación inicial.
Reuniones motivacionales de equipo
Son encuentros periódicos en los cuales se busca mejorar el ánimo y el rendimiento del equipo. El objetivo es fomentar la comunicación, la colaboración y la motivación entre los miembros. Estas reuniones incluyen actividades diseñadas para mejorar el trabajo en equipo, discusiones sobre problemas y desafíos, presentaciones de logros y metas, etc. También aquellas actividades que ayuden a mejorar el ambiente laboral y aumentar la productividad del equipo.
Evento empresarial de reconocimiento a empleados
Se trata de ceremonias o actividades organizadas por una empresa para reconocer y premiar el desempeño excepcional o la larga trayectoria laboral de sus empleados. Estos eventos incluyen ceremonias de premiación, fiestas de celebración, reconocimientos especiales o cualquier otra actividad que tenga como objetivo mostrar la gratitud y aprecio de la empresa por sus empleados y su trabajo. Además, está demostrado que este tipo de actos aumentan la productividad y la satisfacción de los trabajadores.
Celebraciones corporativas
Es un evento de carácter más distendido que las empresas organizan para celebrar una ocasión especial y fortalecer la cultura corporativa. Por ejemplo, las celebraciones navideñas, los Family Day, las fiestas de cumpleaños de la empresa, etc. El objetivo de este tipo de eventos es crear un ambiente de comunidad entre los trabajadores de la empresa y mejorar la moral y el compromiso de los empleados. Así que no te olvides de añadir la diversión, las sorpresas, la buena comida y algún pequeño discurso de celebración.
Eventos formativos
Esta formación se organiza con el objetivo de proporcionar habilidades, conocimientos o una educación específica a los empleados, clientes, proveedores u otros interesados para ayudarles a desarrollar habilidades específicas o para mantenerse actualizados en un tema. Un evento formativo puede impartirlo una empresa interna o una organización externa y pueden ser de carácter presencial o virtual.
¿Cómo se organiza un evento empresarial?
Existen tres maneras distintas de organizar los eventos empresariales según su formato. Veamos las modalidades, con sus ventajas y desventajas.
- Eventos presenciales. Son eventos en los que los participantes se reúnen en un lugar físico para asistir al acto. Pueden realizarse en una sala de conferencias, un hotel, un centro de convenciones u otro lugar adecuado para la actividad. El principal beneficio de los eventos presenciales es la interacción cara a cara con los participantes, lo que permite una mayor comunicación y colaboración. Sin embargo, pueden ser costosos de organizar y requieren una logística importante. También pueden verse afectados por factores climáticos o problemas de transporte.
- Eventos online. Se llevan a cabo en línea, a través de plataformas virtuales. Pueden ser webinars, charlas o talleres en línea, entre otros. El principal beneficio de los eventos online es que son accesibles desde cualquier lugar, pudiendo alcanzar a una audiencia global. Además, no requieren desplazamientos, hospedajes o comidas, lo que reduce los costos de organización. Sin embargo, la interacción cara a cara es limitada y pueden producirse problemas técnicos.
- Eventos híbridos o mixtos. Estos eventos combinan elementos de eventos presenciales y online. Por ejemplo, sería mixto un evento presencial que también se transmite en línea para que pueda ser visto por quienes no pueden asistir en persona. El beneficio de esta modalidad es que combina las ventajas de ambos tipos de eventos, permitiendo una mayor interacción y alcance. Sin embargo, es más complejo de organizar porque obliga a los productores del evento a planificar la realización para los ponentes en remoto, los participantes presenciales y el público vía streaming.
Deberás elegir una forma de organizarlo u otra cuando hayas sopesado las ventajas y desventajas de cada modalidad para tu evento empresarial concreto. Igualmente, también dependerá de la naturaleza misma del tipo de evento. Por ejemplo, una cena navideña será necesariamente presencial, mientras que un evento formativo se puede ofrecer en cualquiera de las tres modalidades.
Aplicación de las nuevas tecnologías en un evento empresarial
Más allá de las plataformas de videoconferencia y las reuniones o eventos virtuales, el desarrollo de las nuevas tecnologías ha tenido un gran impacto en la forma de organizar y llevar a cabo cualquier evento empresarial.
Hoy en día, no imaginamos un mundo sin soluciones tecnológicas, pero este hecho está lejos de ser algo negativo. Estás a punto de descubrir de qué modo las nuevas tecnologías facilitan la organización de eventos corporativos antes, durante y después de un evento empresarial:
- Herramientas de marketing automatizado: las empresas pueden automatizar el envío de correos electrónicos y mensajes de texto para promocionar y recordar el evento a los asistentes.
- Aplicaciones de gestión de eventos: consiste en utilizar aplicaciones para organizar y planificar el evento, incluyendo la gestión de invitados, el seguimiento de la asistencia y la asignación de tareas.
- Sistemas de registro y acreditación: tecnologías como el reconocimiento facial o la lectura de códigos QR también existen y sirven para registrar y acreditar a los asistentes al evento.
- Realidad virtual y aumentada (VR): las empresas pueden utilizar estas tecnologías para crear experiencias inmersivas y únicas para los asistentes del evento.
- Análisis de datos: antes o después del evento se pueden recoger y analizar datos de los asistentes para obtener información valiosa sobre sus opiniones y preferencias. De este modo, la organización del evento puede ajustarse mejor a sus expectativas.
- Redes sociales y medios digitales: los organizadores pueden utilizar las redes sociales y los medios digitales para promocionar y cubrir en vivo los eventos, así como para interactuar con los asistentes.
Asegura tu evento corporativo con el seguro de Responsabilidad Civil
Imagina la posibilidad de que un evento empresarial no asegurado adecuadamente pueda acabar con tu reputación empresarial y tu presupuesto. ¿Estás seguro de que no quieres hacerte cargo de la seguridad de tu próximo evento para protegerte de cualquier riesgo inesperado?
Esperamos que sí, porque el seguro de responsabilidad civil para eventos es obligatorio para las empresas y autónomos que organizan cualquier tipo de evento.
A grandes rasgos, el seguro de responsabilidad civil cubre los riesgos intrínsecos de cada evento, es decir, las pérdidas económicas derivadas de la obligación legal del organizador de reparar e indemnizar a terceros los daños causados. Estas son, por ejemplo, las lesiones o daños a los asistentes durante el evento y los daños causados a la propiedad del lugar donde se celebra el evento.
Te animamos a que consultes otros motivos por los cuales deberías contratar el seguro de responsabilidad civil y, si te interesa, puedes calcular y contratar tu póliza de Responsabilidad Civil en un solo clic, accediendo a nuestro Tarificador Online. En Urquía & Bas nos encargamos de que la seguridad de tu evento corporativo esté 100% garantizada.
