El contenido audiovisual en múltiples medios y formatos está a la orden del día, también en el sector publicitario. Si eres director o responsable de marketing de una empresa de organización de eventos, quizás te interese potenciar el contenido creativo para alguna acción de difusión. Para hacerlo, deberás dejar la cámara de lado y empezar por el principio: entender qué es la reunión de preproducción o PPM y cómo llevarla a cabo con éxito.
Conocerla te interesa porque será tu aliada para organizar y planificar el contenido audiovisual sin obstáculos de última hora y con mayor garantía de lograr los objetivos establecidos.
¿Qué es una reunión de preproducción o PPM?
PPM es la abreviatura inglesa del término Pre Production Meeting. En español, lo llamamos reunión de preproducción y se trata de un tecnicismo muy habitual en áreas como el marketing o la publicidad.
Una PPM o Pre Production Meeting forma parte de la primera fase del proceso de producción de un spot, una cuña, un cartel u otros formatos publicitarios. A su vez, se define como una reunión previa a la producción, dónde la agencia de publicidad o productora audiovisual y el cliente toman decisiones y pulen detalles para que no aparezcan imprevistos en los procesos posteriores.
Esta reunión de preproducción es un paso crucial en cualquier proceso de producción, para garantizar que las ideas y las expectativas del cliente se alinean con el tratamiento y la ejecución por parte de la agencia creativa.
Por lo tanto, puede ser necesario agendar una si estás considerando realizar una acción de difusión como parte de tu plan de marketing de éxito para tu evento. Por ejemplo, podrías recurrir a la planificación y creación de un spot publicitario para las redes sociales con el fin de persuadir y atraer público al evento.
¿Cómo se prepara una reunión de preproducción con éxito?
Supongamos que la decisión está tomada: vas a hacer un spot para difundir tu evento. El siguiente paso es conocer quién debe asistir a la reunión, cuántas PPM se hacen y dónde y cuándo se llevará a cabo dicha reunión.
- ¿Quién asiste a la reunión de preproducción?
En una primera reunión de preproducción asisten perfiles profesionales clave de ambos lados de la mesa.
Por parte de la productora o agencia creativa, los cargos más importantes que acuden son el director de cuentas, el director creativo y los responsables del spot. Por parte del cliente, son el director de la marca y el director de marketing quienes toman las decisiones clave y tienen contacto directo con la producción.
- ¿Cuántas PPM se realizan? La kick-off meeting y las reuniones de seguimiento
Recurrir a una sola PPM o más dependerá del tipo de proyecto y su magnitud. Igualmente, se recomienda que la agencia y el cliente establezcan un calendario de reuniones de seguimiento de la preproducción hasta poco antes de la grabación o animación del spot.
Esto es así porque la primera Pre Production Meeting se considera más una reunión de inicio del proyecto o kick-off meeting para la producción. Es decir, la primera reunión es muy general, de presentación de lo que se espera hacer. No tomaremos las mismas decisiones con la misma profundidad al principio del proyecto de preproducción que semanas después. Por lo tanto, en una segunda e incluso tercera reunión se podrán encarrilar decisiones, tomar nuevas y ultimar detalles de todo el proceso.
- ¿Dónde y cuándo se realiza la PPM?
La reunión de preproducción suele realizarse en alguna sala de reuniones de la agencia creativa y suele tener una duración de 2 a 4 horas. Esta duración depende de la magnitud y calidad de los recursos invertidos. La kick-off meeting suele tener lugar unos días o semanas antes del inicio de la producción. La última PPM debe realizarse al menos dos días antes del rodaje para que el equipo creativo tenga tiempo de maniobra.
El objetivo de las reuniones de preproducción y producción
Hemos mencionado que las PPM sirven para organizar y planificar el contenido audiovisual para que las demás fases de producción se lleven a cabo sin situaciones indeseadas ni metas fracasadas. Pero, ¿cómo se logra eso, exactamente? Teniendo muy claro de qué se hablará.
¿De qué se habla en una PPM?
Cuando tú y tu equipo de trabajo entréis a vuestra última PPM, el propósito será salir de esta habiendo abarcado lo siguiente:
- Deliberar el alcance del proyecto, establecer los objetivos de la campaña, determinar el presupuesto y el calendario de producción.
- Organizar la idea del spot de principio a fin. Es decir, su finalidad, a quién irá dirigido, a qué medio, la forma y estructura que tendrá, qué contará, la duración, el tono…
- Seleccionar los recursos humanos y materiales necesarios, asignar tareas y responsabilidades a los miembros del equipo.
- Discutir y resolver cualquier problema o dificultad que pueda surgir durante el proceso de producción.
- Revisar y aprobar los borradores creativos. Se trata de ver la evolución de las propuestas creativas y pulir y cerrar el proceso de preproducción.
Los materiales creativos de la fase de preproducción
Los materiales creativos trabajados durante la primera fase son los que se muestran en la PPM para asegurarse de que son efectivos y cumplen con los objetivos de la campaña. En el caso de un spot, estos serían:
- El guion literario y el guion técnico
- El storyboard o guion gráfico
- El plan de rodaje
En cuanto a la cuña o el cartel, los borradores creativos también se muestran y se adaptan siempre al formato escogido.
¿Qué hay después de las reuniones de preproducción (PPM)?
Después de la preproducción, llega la fase central del proceso: la producción. En ella, todo el trabajo anterior se ve reflejado. Es común que junto a la producción se lleve a cabo una reunión de producción entre la agencia y el cliente para coordinar y supervisar la ejecución de la producción. En el caso del video marketing, esta producción sería el rodaje del spot.
El proceso de producción termina con la postproducción. Esta fase engloba la edición de las tomas para montar el video, el añadido de los efectos especiales, la música y otros elementos al video para darle el toque final.
La pieza creativa producida se revisa y se aprueba para ser lanzada a través de la plataforma o canal de distribución correspondiente.
El último paso: medir el retorno de la inversión publicitaria
Analizar y calcular el retorno de la inversión o ROI en una acción publicitaria de este tipo puede ayudar a determinar si ha sido efectiva y si ha generado suficientes beneficios para justificar el costo de la misma.
Así pues, se debe calcular el ROI aplicando la fórmula (ingresos generados por el evento – costo del spot publicitario) / costo del spot publicitario. Esto da como resultado una cifra del retorno obtenido por la inversión en el spot. El valor del ROI expresado en porcentaje se obtiene multiplicándolo por 100.
Además, se pueden establecer otras métricas de éxito para la campaña publicitaria y recopilar datos para medir el progreso hacia el logro de los objetivos hablados durante la PPM.
Retomando el ejemplo del spot para un evento, algunas de las métricas que también se pueden considerar para evaluar una campaña son las siguientes:
- Asistencia: cuántas personas asistieron al evento.
- Alcance: cuántas personas han visto el spot en el medio escogido.
- Engagement: cuánto interés ha generado el spot publicitario en redes sociales o a través de otras formas de participación.
Como puedes observar, las reuniones de preproducción son las que ponen en marcha todo el engranaje, con el fin de obtener mayores resultados de la acción publicitaria. Ahora que dominas la teoría, ponte a la práctica, ¡ya verás cómo afrontas tu primera PPM con éxito!