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A raíz de la pandemia, los organizadores de eventos han aprovechado todo el potencial de las nuevas tecnologías para reinventar el sector.
Hemos pasado de los eventos 100% presenciales a los 100% virtuales, y nos hemos quedado con la mejor combinación: Los eventos híbridos. Una forma de unir la presencialidad con el formato online que ha llegado para quedarse.
Y es que, aunque los espacios públicos y privados se vuelvan a llenar de personas, un 71% de las empresas organizadoras de eventos continuarán utilizando estrategias digitales, y el 66,5% planean seguir utilizando el formato híbrido, según EventMB.
Te explicamos qué son los eventos híbridos, sus ventajas y algunas tendencias para la organización de eventos de este 2022.
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¿Qué son los eventos híbridos?
Un evento híbrido es un evento que se realiza en un lugar físico y combina el público presencial con una audiencia virtual.
Sin embargo, para que un evento sea híbrido no basta con que haya asistentes que se conecten desde casa y sigan en directo la jornada. En un evento híbrido, la experiencia de los asistentes online debe ser igual que la de los están en el evento en persona.
Por ello, deberás crear un evento dinámico con juegos, preguntas y respuestas, o encuestas para que la audiencia que lo vive a través de la pantalla también interactúe y se sienta parte del acontecimiento.
Para que las tecnologías no te jueguen una mala pasada, es importante que cuentes con un buen equipo técnico. Durante la realización de un evento híbrido, no puedes permitirte que falle ni la conexión, ni la imagen, ni el sonido.
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5 ventajas de los eventos híbridos
Conferencias, cursos, ferias, congresos, lanzamientos de productos… El formato híbrido tiene muchas posibilidades y puede adaptarse a cualquier tipo de evento. Y es que, en un evento híbrido, todos los implicados salen ganando. ¿Por qué?
1. Tienen un mayor alcance y asistencia.
Combinar presencialidad y virtualidad es ideal para aumentar el alcance de tu evento: el espacio físico no te limita y puedes llegar a una audiencia mucho más amplia, que puede conectarse remotamente desde cualquier parte del mundo.
Un buen ejemplo es el Barcelona New Economy Week-BNEW, un evento híbrido que sumó más de 11.000 participantes de 111 países, y el 90% se conectaron online. Y, aunque se perdió el cara a cara, se produjeron más de 23.000 contactos entre profesionales.
Además, los eventos híbridos sonla vía para atraer a las nuevas generaciones, ya que están mucho más familiarizadas con la tecnología.
2. Son más económicos de organizar.
Si el aforo presencial es limitado y gran parte de la audiencia está en su casa, puedes alquilar una sala más pequeña para tu evento, o contratar catering para un menor número de comensales.
Además, si también apuestas por la conexión virtual para tus ponentes, también se reducen los costes de desplazamiento, hoteles, dietas, etc.
3. Son más accesibles y sostenibles.
¿Alguna vez te has perdido un evento porque se realizaba en otra ciudad?
Los eventos híbridos eliminan las distancias y benefician al medioambiente: menos viajes, menos contaminación y menos residuos en el lugar del evento.
Y es que el mundo online hace posible estar en diferentes sitios a la vez. Como, por ejemplo, el evento híbrido, HILTON ConnectiON, de la cadena hotelera Hilton, que conectó de forma virtual tres de sus hoteles y reunió presencialmente a 70 personas en Madrid, a 30 en Málaga y más de 200 se conectaron en streaming.
4. Ofrecen un mayor retorno de la inversión.
Como ya hemos comentado, la realización de un evento virtual es más barata que la de un evento presencial. En este sentido, con una inversión mucho más baja, el formato híbrido te permite llegar a una mayor audiencia. A su vez, si tenemos en cuenta la inversión inicial, el retorno es mayor.
5. Proporcionan más información.
Dependiendo de la plataforma que utilices, tendrás a tu alcance una gran cantidad de datos para analizar el impacto de tu evento. Por ejemplo, con Meetmaps puedes conocer el total de asistentes, saber desde dónde se conectan, cuál es su nivel de participación (si realizas encuestas o algún juego para interactuar), o en qué momento abandonan el evento, entre otros.
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¿Cómo serán los eventos este 2022?
¿Cómo serán a partir de ahora?
Durante este año, podremos ver cómo los eventos evolucionarán para:
- Aumentar la interacción entre ponentes y asistentes, tanto presenciales como virtuales.
- Atraer patrocinadores y colaboradores.
- Incorporar la figura del ponente en remoto y evitar desplazamientos.
- Potenciar la realidad aumentada y virtual para mejorar la experiencia de los asistentes en remoto.
- Crear experiencias más sostenibles.
- Poner en valor el trabajo del equipo técnico que hace posible la celebración del evento.
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Y, en caso de cancelación…
Conciertos aplazados, espectáculos cancelados a última hora… estos últimos dos años nos hemos curtido de planes B.
Como organizador de eventos nunca olvides que debes anticiparte a los obstáculos y contratiempos que puedan surgir, y ofrecer garantías para los asistentes en caso de cancelación.
Por ello, y dependiendo del tipo de evento que vayas a organizar, deberás consultar nuestros seguros para eventos y espectáculos.
Por Laia Dolcet (Deparaula)