Después de una intensa labor de planificación y ejecución, el evento llega a su fin y puedes respirar con tranquilidad: has superado el estrés y la tensión de todos estos meses organizando hasta el último detalle. Ahora bien, no por ello terminan las tareas, sino que queda un último paso clave que, a menudo, pasa desapercibido entre los organizadores de eventos: el debriefing.
En este artículo, te explicamos en qué consiste el debriefing de eventos, algunos aspectos clave de este proceso, cómo puedes llevarlo a cabo y por qué el post-evento puede ayudarte a mejorar la planificación de tus futuros eventos.
¿Qué significa el debriefing?
El “debriefing” en el sector de eventos es la fase de reflexión que se lleva a cabo después de un evento. Esta tarea post-evento consiste en recopilar, examinar y compartir datos, información, valoraciones y otras impresiones finales sobre cómo se ha desarrollado el evento. Para llevar a cabo un debriefing, se recurre a herramientas y técnicas para evaluar cómo fue un evento en todos sus aspectos y para mejorar la planificación en futuras ocasiones. Se realiza con la participación de los organizadores, proveedores, artistas, oradores invitados y otros asistentes importantes.
El debriefing es, entonces, un paso crucial en la planificación de eventos. A su vez, es una valiosa herramienta de reflexión, aprendizaje y mejora continua, ya que detectar los aspectos positivos y negativos del evento garantiza que seas cada vez más eficiente y efectivo con tu trabajo de organización.
¿Cuándo y cómo se hace el debriefing del evento?
Deberías trabajar en el debriefing en cualquier ocasión en la que hayas planificado un evento, ya sea grande o pequeño. Además, es importante recordar que el debriefing no solo es una herramienta para eventos empresariales, sino también para eventos sociales, culturales, artísticos, educativos, etc.
Recomendamos llevar a cabo el debriefing unos pocos días después del evento o durante la semana siguiente, dependiendo de la disponibilidad de los participantes y de la organización. Esto es debido a que se trata de una estrategia de reflexión y de análisis post-evento que tiene en cuenta todas las impresiones y las experiencias de los participantes y la organización interna y/o externa al evento. Por lo tanto, las ideas que se comparten deben estar frescas, para asegurarte de que se recogen las observaciones y los comentarios más relevantes y precisos sobre el evento.
Existen varias formas de llevar a cabo un debriefing de eventos. A continuación, te detallamos cuatro pasos útiles para que hagas un buen seguimiento y evaluación post-evento:
1. Usar herramientas como encuestas y entrevistas post-evento
El primer paso para llevar a cabo un debriefing de eventos efectivo es utilizar herramientas de investigación para la medición del impacto. Estas herramientas pueden ser pequeñas encuestas de satisfacción general o entrevistas personalizadas para los distintos tipos de participantes del evento. Su función es recopilar datos e información sobre la experiencia del evento para poder evaluar su éxito e identificar las áreas de mejora.
- Encuesta posterior al evento. Es un recurso valioso para conocer el grado de satisfacción de los participantes sobre diferentes aspectos del evento, como la logística, el contenido, la interacción, entre otros. Hay que elaborarlas con un diseño fácil y efectivo. Plataformas como Typeform, por ejemplo, ofrecen plantillas gratuitas de encuestas y formularios de satisfacción post-evento que cumplen estas características. Las encuestas se pueden enviar por correo electrónico después del evento.
- Entrevista posterior al evento. Es otra de las herramientas alternativas para reunir las impresiones y evaluaciones de los participantes sobre el evento. Se pueden realizar en persona, por teléfono o por videollamada, y puedes hacerlas a los organizadores, patrocinadores, ponentes o artistas invitados, etc. Estas entrevistas permiten obtener una visión más profunda de las experiencias y opiniones de las personas involucradas en el evento.
Además de encuestas y entrevistas, también existen otros recursos como la observación directa o la recopilación de datos mediante registros y anotaciones que pueden ayudarte durante el proceso de debriefing.
2. Obtener el feedback directo de todas las partes involucradas en el evento
Como alternativa a la entrevista, puedes obtener feedback de los asistentes, proveedores, trabajadores internos y otros participantes del evento a través de reuniones o conversaciones cara a cara. Esto resulta muy enriquecedor para conocer los distintos puntos de vista sobre el evento e intercambiar opiniones y evaluaciones sobre las distintas áreas de actuación:
- Proveedores y trabajadores internos. Si puedes organizar reuniones de cierre con el personal interno de la empresa y los proveedores que han formado parte del evento, no dudes en hacerlo. Los trabajadores internos pueden hacer apuntes sobre la planificación, la ejecución y el seguimiento del evento, mientras que los proveedores pueden proporcionar comentarios sobre la logística o la tecnología, entre otros aspectos.
- Ponentes o artistas invitados. Después del evento, puedes aprovechar para conversar con las caras visibles del evento. Esto te puede ayudar a conocer su opinión sobre la experiencia y saber si están satisfechos con la recepción del público, su trabajo y la del resto del equipo.
- Público asistente. Su feedback proporciona información valiosa sobre cómo han vivido la experiencia. Los asistentes pueden compartir si están satisfechos o no con el trato y la interacción durante el evento, si el contenido ha cumplido con sus expectativas y hacer comentarios generales de mejora para futuros eventos.
3. Efectuar un análisis de los costes y de los gastos imprevistos durante el evento
En cuanto a los asuntos financieros, siempre hay aspectos de último minuto que escapan a cualquier planificación del presupuesto. Así pues, es esencial hacer un recuento de extras no ponderados en el presupuesto, así como todos los gastos inesperados o de emergencia que han hecho falta. Por ejemplo, taxis, equipo humano y técnico adicionales o documentos extra.
Una vez identificados, es necesario analizarlos para comprender por qué se produjeron y cómo se podrían haber evitado. A partir del análisis realizado, se deben tomar medidas para reducir los gastos imprevistos en futuros eventos.
Llevar un registro preciso de los gastos reales más allá de los previstos demuestra profesionalidad y seriedad. También proporciona una perspectiva financiera más completa del evento y te será mucho más fácil recopilarlos después en el informe final del debriefing de evento.
4. Tener en cuenta las incidencias y soluciones inmediatas
De manera similar al punto anterior, el debriefing tiene en cuenta las incidencias que ha habido en el evento y las soluciones que se les han dado. Esto te permite aprender de cualquier problema para evitarlo en futuras ocasiones.
Te dejamos una sugerencia de pasos a seguir para que los tengas en cuenta en tu debriefing de evento:
- Durante la reunión post-evento con el equipo organizador interno y personal externo discute el problema o incidencia que ha surgido y pide opinión.
- Anota, detalladamente, el incidente y el remedio inmediato implementado.
- Evalúa el impacto que el problema ha tenido en los asistentes y en el éxito general del evento.
- Identifica las causas raíz del mismo y considera cómo se puede evitar en eventos futuros.
- Si fuese necesario porque incumbe a los asistentes, asegura la comunicación con ellos acerca del suceso y cómo se ha resuelto.
- Documenta, en el informe final, todas las lecciones aprendidas y mejoras para futuras ocasiones.
¿Qué información debe constar en el debriefing o informe final del evento?
Como paso final, debes dejar el debriefing por escrito. Es decir, recomendamos crear un reporte de resultados por escrito que recoja un resumen y las conclusiones de todos los datos y reflexiones del evento obtenidos hasta ahora. Para elaborarlo, puedes utilizar un esquema similar al siguiente:
- Resumen ejecutivo general del evento
- Descripción detallada del evento
- Análisis de cómo el evento cumplió con sus objetivos, incluyendo estadísticas sobre la asistencia, los gastos e ingresos, y la satisfacción de los participantes
- Conclusiones y recomendaciones de mejora para cada área del evento
- Agradecimientos
- Anexos
Cabe destacar que el informe final se hará público entre las empresas involucradas y los patrocinadores que participaron en el evento. Es muy importante compartir esta síntesis con ellos. Piensa que querrán tener constancia de lo sucedido, conocer el rendimiento que ha tenido el evento, y los resultados económicos que se han generado.
Se recomienda, además, personalizar el informe en mayor o menor medida, adaptándolo a cada receptor, ya que estarán mucho más interesados en revisar los datos e información vinculados a su aportación concreta.
¿Te ayudará para organizar el próximo evento? Un ejemplo de éxito
Llegados a este punto, las ventajas de un debriefing de eventos parecen claras. Veamos, a efectos prácticos, cómo el debriefing puede ayudarte a mejorar la organización de tu próximo evento:
Supongamos que una empresa de organización de eventos del ámbito cultural organiza un concierto de música al aire libre. Después del concierto, la empresa lleva a cabo un debriefing con su equipo y los patrocinadores, artistas y otros asistentes importantes del concierto. Durante el debriefing, se discuten y valoran positiva o negativamente todos los aspectos organizativos y de ejecución del evento.
Por ejemplo, podrían haberse recibido comentarios positivos sobre la calidad de la selección de las actuaciones de los artistas, pero críticas sobre la logística del evento: ha faltado personal de limpieza, lo que ha causado problemas de higiene en el lugar del evento. El próximo año, la empresa puede tomar en cuenta estos comentarios y mejorar la higiene del evento, mientras mantiene los mismos criterios de selección de los artistas.
Además, el debriefing también puede ayudar a identificar nuevas oportunidades para expandir o mejorar el evento en el futuro. Por ejemplo, podrías agregar una sesión de meet and greet con los artistas, si todavía no lo has hecho.
Ya has visto que un evento no finaliza con el desmontaje y recogida del material utilizado, sino que se realizan otras actividades de cierre importantes. El intercambio de impresiones finales, la evaluación del éxito del evento y las reflexiones para la mejora de futuros eventos serán los resultados que obtendrás de un debriefing bien aprovechado. Por lo tanto, el debriefing es una herramienta valiosa para cualquier empresa de organización de eventos que busque mejorar continuamente y ofrecer una experiencia cada vez mejor. Desde Urquía & Bas, esperamos que lo implementes en tus futuros eventos.