6 recursos tecnológicos que deberías usar en tu evento

Escenario con tribuna, pantallas de fondo y focos. Ilustración de dibujos animados vectoriales de escena vacía para presentación, conferencia y evento público con púlpito y asientos para audiencia

Con los avances tecnológicos, el mundo de la organización de eventos está en constante evolución. Y es que la tecnología es un elemento que influye notablemente en la creación, ejecución y valoración del éxito de un evento (te permite saber qué ha funcionado y qué no).

Una de las primeras ventajas que te ofrece la tecnología es combinar la presencialidad con la virtualidad y aumentar el alcance y la repercusión de tu evento. Lo vimos con la aparición de los eventos híbridos: desde la llegada de la pandemia, el espacio físico ha dejado de ser una limitación.

¿Cómo cumplir con la expectativa de los invitados? El efecto WOW

¿Qué puedes añadir a tu evento para sorprender e intensificar la experiencia?

Gracias a la tecnología y a su innovación, se pueden llevar a cabo acciones de marketing con experiencias muy inmersivas que pasan de lo estático a lo dinámico y consiguen el efecto ¡WOW!

WOW proviene de la expresión de sorpresa cuando encontramos algo gratificante, algo nuevo que no habíamos experimentado antes. Veamos un ejemplo:

¿Alguna vez quisiste ser parte de una obra de arte? ¿Tocarla, sentirla, vivirla?

Esto es lo que ofrece el museo Velázquez en Madrid. En él, puedes vivir el arte del pintor Diego Velázquez a través de los cinco sentidos gracias a decenas de proyectores y la más alta tecnología. Y es que el museo permite hacer un recorrido por las distintas reinterpretaciones de la obra maestra del pintor español, Las Meninas.

 ¿Cómo aplicar las últimas tendencias tecnológicas en tu evento?  Seis recursos tecnológicos que puedes usar en tu evento

Existen miles de recursos tecnológicos aplicables al mundo de los eventos. Te explicamos algunos de los recursos más destacados que tú también puedes usar, y adaptar, en función del presupuesto.

1. Las pantallas LED

Añade pantallas LED en tu evento. Permitirán acercar la visión al público más alejado, colocar textos y mensajes relacionados con el acontecimiento, además de generar un ambiente agradable y mostrar vídeos que centrarán toda la atención de los asistentes.

2. El vídeo mapping

Para que el evento sea memorable, puedes convertirlo en una experiencia animada a través del mapeo de proyecciones. El vídeo mapping es una tecnología audiovisual que permite proyectar imágenes sobre superficies para conseguir el efecto 3D.

En mayo de 2022, el artista digital Refik Anadol llevó el legado de Gaudí al futuro con una impactante proyección en la fachada de Casa Batlló. Puedes ver el vídeo completo del mapping en https://www.casabatllo.es/mapping/.

3. Streaming en vivo

Ya sea para realizar conferencias, conciertos, lanzamientos de producto y otros grandes eventos, amplifica el alcance de tu evento dando acceso a los usuarios que no pueden asistir. Atrae público internacional y fomenta que se hable de tu evento online.

Puedes hacerlo en tiempo real, con unos minutos de delay (si mientras transmites el evento, necesitas modificar o eliminar contenido) o en falso directo (grabar el evento y ponerlo a disposición para su visualización bajo demanda después).

En la 65º edición de la Semana Internacional de Cine de Valladolid del 2020, en plena pandemia, se lanzó una plataforma para difundir los contenidos del festival para seguir las presentaciones, entrevistas y ruedas de prensa.

En este artículo de EventoPlus, puedes consultar otros ejemplos.

4. Aplicación para eventos

Utiliza aplicaciones que permitan conectar con los asistentes de manera fácil y rápida, simplificando la planificación del evento y su desarrollo. También pueden incentivar la participación de la audiencia lanzando, por ejemplo, retos y pruebas, etc.

Hay aplicaciones como Attendium, que permite administrar y registrar a los invitados desde cualquier dispositivo, o EvenTwo, que permite llamar a la acción a los usuarios y que ellos se sientan involucrados en el evento para conseguir una experiencia interactiva.

5. Gafas de realidad virtual

Son una herramienta muy útil para sorprender y enganchar a los asistentes y, sobre todo, para aumentar las experiencias sensoriales.

Sin entrar a valorar el controvertido mundo de las criptomonedas, un buen ejemplo de realidad virtual es el evento que organizó MundoCrypto en Madrid. En él, la organización presentó su propio Metaverso y muchos de los asistentes vivieron la experiencia usando gafas de realidad virtual.

6. Códigos QR

Esta puede que sea la opción tecnológica más simple y económica de aplicar. Los códigos QR en eventos proporcionan información adicional como opciones del menú, biografía del o de los ponentes, espacios de interés, instrucciones de uso, acceso directo a las redes sociales de la marca, etc.

Ventajas de la aplicación de la tecnología en los eventos

Podríamos nombrar muchas ventajas de la tecnología aplicada para los eventos. Destacamos 4:

  1. Convierte la comunicación en bidireccional y permite generar más interacción. La entidad organizadora o marca emite un mensaje, la audiencia le responde, la marca reacciona y así sucesivamente.
  2. Ayuda a obtener información actualizada sobre el evento (cambios de horarios, cambios de ponentes o celebrities …), a agilizar el proceso de inscripción al evento y a formalizar el pago.
  3. Permite analizar el desarrollo del evento y saber el grado de satisfacción de los asistentes una vez finalizado. Valorar la experiencia del público permite a las empresas corregir sus errores y satisfacer las necesidades del público en futuros eventos.
  4. Humaniza la marca o institución organizadora. Unido al efecto WOW, la tecnología permite crear experiencias originales, emotivas y hace que las personas se sientan más vinculadas y conectadas con el evento.

Como has visto, tienes muchas opciones para que tu evento despierte un WOW. Con la ayuda de la tecnología durante la creación, ejecución y valoración de tu evento, obtendrás opiniones muy positivas gracias a las buenas experiencias de los asistentes.

Por Laia Dolcet (Deparaula)

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