Las inspecciones son procedimientos rutinarios de la administración para verificar que se cumple con la normativa vigente en materia de derechos laborales y fiscales. Como organizador de eventos, independientemente de que seas persona física o jurídica, si diriges un negocio, en cualquier momento, puede sorprenderte la visita de un inspector de Hacienda o de Trabajo.
En cualquier caso, la visita de un inspector no la puedes predecir y – al contrario de la creencia popular – no tiene por qué ser consecuencia de una denuncia.
Las inspecciones pueden ser dos tipos:
- Inspecciones de Trabajo y Seguridad Social: garantizan que se cumple la normativa vigente en materia de salud, seguridad y prevención de riesgos laborales. Verifican que las personas trabajadoras cumplen con el horario laboral, están dadas de alta a la Seguridad Social, llevan los equipos de protección individual necesarios, etc.
- Inspecciones de Hacienda: controlan que los autónomos y las sociedades cumplen con sus obligaciones tributarias. Dicho de otro modo: que pagan los impuestos que les toca (y cuando les toca) y no ocultan ingresos, desviándolos a paraísos fiscales o deduciéndose gastos no deducibles. La Inspección de Trabajo y Seguridad Social y la administración Tributaria disponen de programas de mutua correspondencia y pueden facilitarse información, antecedentes y datos relevantes durante su función inspectora.
En este artículo nos centramos en las inspecciones de Trabajo y Seguridad Social y te damos algunos consejos para que, en caso de encontrarte ante una inspección laboral, sepas como actuar.
Si quieres conocer la ley al detalle, puedes consultar toda la normativa relacionada con la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Concretamente, puedes hojear el Real Decreto 138/2000, de 4 de febrero, por el que se aprueba el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Dicho esto, entramos en materia.
¿Qué va a revisar un inspector de Trabajo?
Un inspector laboral puede solicitar todo tipo de documentos relacionados con la contratación y la situación de tus empleados. Te detallamos algunos de los más comunes:Inscripción, afiliación, altas y bajas de trabajadores, cotización y recaudación de cuotas del Sistema de la Seguridad Social.
Altas y justificantes de pago de las cuotas al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).
- Inscripción, afiliación, altas y bajas de trabajadores, cotización y recaudación de cuotas del Sistema de la Seguridad Social.
- Altas y justificantes de pago de las cuotas al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).
- Recibos de nóminas.
- Contratos y control de horas trabajadas.
- Libro de contabilidad.
- Escritura de constitución de la sociedad y declaración del Impuesto de Sociedades.
- En caso de tener empleados extranjeros, autorizaciones de trabajo y documentación de los trabajadores.
- Declaración de retenciones del IRPF.
- Contratos mercantiles.
También revisará que se cumpla con la normativa en materia de prevención de riesgos laborales, así como de las normas jurídico-técnicas que inciden en las condiciones de trabajo.
Otras normas que mirará el cumplimiento de la normativa sobre la igualdad de trato y oportunidades entre mujeres y hombres y la no discriminación en el trabajo.
Cuatro consejos para saber cómo actuar ante una inspección laboral
1- En primer lugar, mantén la calma y no le niegues la entrada al funcionario o funcionaria. La persona encargada actúa en representación de la autoridad. Vendrá con autorización y deberá identificarse debidamente. Si le prohibes el paso, podría reclamar ayuda policial. Igualmente, además de permitir la entrada al inspector o inspectora, la empresa debe garantizar que el proceso se realiza sin trabas.
Dicho esto, si el lugar donde trabajas coincide con tu domicilio personal, el representante de la administración deberá obtener previamente una orden judicial.
2- Sé diligente y facilita toda la documentación que te pida. Como ya te hemos adelantado, puede pedirte todo tipo de documentos y archivos, además de las claves de acceso de los ordenadores u otros equipos electrónicos. También puede solicitar que identifiques el personal que haya en el centro de trabajo, sus contratos, su cuadro horario, etc.
3- Deja que el inspector hable con tu equipo. El funcionario debe corroborar los datos de los empleados. Por ello, en muchos casos se dirigirá directamente a ellos para preguntarles cuál es su jornada laboral, qué tareas realizan, desde cuándo trabajan en la empresa, etc. Si no les dejas hablar, podría pensar que estás ocultando algo.
4- Mantén una actitud proactiva. La presencia del inspector es circunstancial. Mantener una actitud positiva y proactiva contribuirá a diluir cualquier atisbo de mala fe en el informe final. Aun así, nunca olvides esta frase: “Ignorantia juris non excusat”. Que, en latín, significa que la ignorancia de la ley no sirve de excusa.
“Ignorantia juris non excusat”. La ignorancia de la ley no sirve de excusa
¿Qué sucede si el inspector detecta que algo no está bien?
Si tras su visita, el inspector detecta alguna falta o infracción, puede levantar un acta de infracción e iniciar un proceso sancionador. La infracciones y sanciones derivadas de las inspecciones de trabajo se regulan por el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, y pueden ser de tres tipos:
- Infracciones leves
- Infracciones graves
- Infracciones muy graves
Según la normativa de la orden social infringida y la gravedad de la infracción, las cuantías de las sanciones pueden variar de las dos cifras a las seis cifras.
Algunas de las más comunes son las multas por no cumplir con un control horario. Y es que, si queremos evitar problemas, disponer de un registro de las horas laborales de los trabajadores, así como administrar vacaciones y ausencias es fundamental.
Como nota importante, debes saber que un inspector cuenta con lo que se conoce como “presunción de certeza” y, por tanto, aquello que apunte en el acta se presumirá como la verdad – salvo que se aporte prueba de lo contrario –.
¿Puedes recurrir un acta de infracción en una inspección laboral?
Si crees que es un error, puedes recurrir la sanción. Para ello, una vez recibida la notificación (normalmente tarda unos 10 días después de la inspección laboral), dispones de 15 días hábiles para presentar alegaciones.
¿Cómo puedes evitar una inspección laboral?
A nadie le gusta que le investiguen ni que duden de su profesionalidad ni buena fe. Aun así, como ya te hemos explicado al principio, las inspecciones son habituales como procesos ordinarios y, ni el más virtuoso de los empresarios, puede escaparse de la visita del inspector.
Dicho esto, te podemos dar algunos consejos para hacer más llevadero el trago:
- Escucha a tu equipo: Normalmente, los empleados son los que diariamente se exponen a riesgos cotidianos y los que más cualificados están para hablar de los problemas de seguridad y salud en el trabajo. Escucha sus inquietudes. Si el material está viejo, puede que sea el momento de renovarlo. Si no cunden las horas de trabajo y ya no se pueden realizar más horas extra, puede que sea el momento de ampliar equipo.
- Elimina la entrada manual de datos: Todos nos equivocamos. Informatizando procesos, disminuirás la posibilidad de errores humanos.
- Agrupa en un único lugar todos los datos del negocio que puedan requerirse en una inspección. Olvídate de recurrir a miles de papeles o tablas Excel. Ganarás agilidad y control.
- Planifica y sé previsor. El mundo de los seguros existe, porque existen los accidentes. Los imprevistos, las incidencias y las fatalidades ocurren. Y tener un seguro nos aporta tranquilidad.
Aunque nunca viene bien pensar en fatalidades, apunta y repasa posibles contratiempos y, cuando pienses que nada puede salir mal, revísalo de nuevo otra vez.
