Como organizadores de eventos, después de tener claro el tipo de evento que queremos realizar y el presupuesto con el que contamos, la siguiente pregunta a responder es muy simple: ¿Dónde? ¿Hay que alquilar?
Y es que, antes de resolver otras cuestiones importantes como la promoción del evento, el catering o el personal que necesitaremos, es imprescindible determinar el lugar de la celebración.
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¿Qué requisitos debes tener en cuenta para alquilar un espacio ideal?
Cada evento tiene unas necesidades específicas. No es lo mismo un festival multitudinario, que una fiesta privada de empresa.
Por ello, cuando organizas una celebración, existen ciertos factores que te harán decantarte por un espacio u otro. Concretamente, te detallamos las 7 claves que debes tener en cuenta antes de escoger el lugar de tu evento:
1. La ubicación del espacio para alquilar
El espacio para tu evento debe ser accesible para los invitados, pero, a la vez, debe ir en sintonía con el motivo del acontecimiento.
Por ejemplo: para unos seminarios empresariales, quizá deberías escoger un sitio cerca de la estación de tren. En cambio, para un retiro en la naturaleza, la gracia es que el espacio esté en medio del bosque y no sea tan accesible.
2. El aforo máximo del local
Si quieres acertar, valora las necesidades de tu evento y elige un espacio flexible que te deje cierto margen con el número de asistentes.
En ocasiones, se organizan eventos en grandes espacios para un grupo reducido de invitados y se desperdicia presupuesto alquilando un espacio que no se llena. Por otro lado, hay acontecimientos que se ajustan en exceso al aforo del espacio, sin tener en cuenta que llegan confirmaciones de asistencia a última hora.
3. El tipo de evento: ¿Al aire libre o en interior?
¿Cuántas veces se han cancelado eventos al aire libre porque el tiempo no acompaña?
Debes tener muy en cuenta el factor climatológico: si realizas un evento en exterior, quizá debes contar con una alternativa a cubierto que te sirva de plan B, o, en todo caso, con un seguro de cancelación de eventos.
Un seguro de contingencias – popularmente conocido como seguro de cancelación o suspensión –, asegura las pérdidas económicas por la suspensión del evento a causa del clima u otros motivos como la incomparecencia de las personas clave.
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4. El equipamiento y los servicios adicionales
Uno de los requisitos principales es que el espacio escogido cumpla con las requisitos técnicos y audiovisuales para la animación que acompañe el evento. ¿Necesitas equipo de audio? ¿Proyección de vídeo? ¿Dispones de micrófonos en el caso que haya presentadores o conferenciantes? ¿Habrá música en directo?
Además, plantéate qué otros servicios adicionales necesitas y si los tienes de alquilar.
· Mobiliario para alquilar
· Montadores profesionales
· Acceso de carga y descarga
· Aparcamiento para los invitados
· Catering y/o cocina para manipular alimentos
En el caso del catering, asegúrate siempre de que cumpla con toda la normativa de seguridad alimentaria.
5. La capacidad de personalización del espacio
El sitio en sí debe estar alineado con el tipo de evento. Igual que no celebrarías un congreso en una zona de pícnic, tampoco organizarás una boda en un teatro – o, al menos, no es lo común –.
Por ello, la capacidad de personalización del lugar es un aspecto importante para tener en cuenta. Por ejemplo, si tienes que celebrar una fiesta temática, un espacio que te permita montar tu propia decoración, siempre tendrá más puntos a favor.
6. La ubicación del personal sanitario y de seguridad
Para grandes eventos, quizá requerirán la presencia de bomberos y personal sanitario y de seguridad que deberán ubicarse en un lugar estratégico, por si fuese necesaria su actuación.
Por ello, valora si necesitas un Plan de Seguridad y autoprotección y no te olvides de contratar los seguros necesarios para garantizar la seguridad de tu evento. Si tienes dudas, podemos ayudarte.
7. El precio para alquilar
Aunque en este listado lo hemos puesto el último, seguramente, es uno de los factores más determinantes a la hora de escoger el espacio.
Define bien el presupuesto del que dispones para tu evento y no te despistes: mira con tiempo todas las posibilidades que te ofrecen las empresas de alquiler de espacios.
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Conoce algunas plataformas de alquiler de espacios
Cada vez más, vista la necesidad de encontrar lugares especiales para todo tipo de eventos, surgen plataformas de alquiler de espacios que te facilitan la vida a la hora de escoger tu sitio ideal. Te enseñamos dos, pero hay muchas más.
La primera de la que te hablamos es Spathios. Una plataforma que se encarga de conectar propietarios de espacios singulares con productoras, empresas y particulares que desean alquilarlos por horas.
¿Cómo funciona?
Te selecciona lugares que coinciden con el tipo de evento y la provincia donde lo quieras celebrar y – muy importante – que estén libres en la fecha que te interese. En este portal web encontrarás desde salas para conferencias, presentaciones de producto y workshops, hasta casas para rodajes, terrazas para fiestas privadas, etc.
Otra página de alquiler de eventos es Venues Place. En ella, debes indicar el tipo de evento (social o profesional), la provincia donde se va a celebrar y el tipo de espacio: casas, hoteles, fincas, restaurantes, museos, auditorios… incluso castillos y palacios.
Como puedes ver, organices el evento que organices, no tienes excusa para encontrar tu sitio ideal.
Dispones de una base de datos muy amplia para comparar todo tipo de lugares según sus características (precio de los menús, capacidad interior y exterior, salas disponibles…) y valoraciones de usuarios.
Solamente ten en cuenta una cosa: Hazlo con suficiente antelación para tenerlo todo listo el día D. Como dice el refrán popular, hombre – y mujer – prevenido vale por dos.
Por Laia Dolcet (Deparaula)